Nodisorder è un software che aiuta attività commerciali, venditori, liberi professionisti, team di lavoro a raccogliere e a condividere le informazioni utili ad aumentare la redditività dei propri clienti (Customer Lifetime Value).

Con Nodisorder è veloce memorizzare e ritrovare contatti, eventi, documenti, foto, opportunità commerciali e collegarli tra loro come facciamo nella nostra mente in modo da poter fare azioni mirate con semplicità.

Nodisorder è in parte un CRM (Customer Relationship Management System), un Document Management System, un To-do list, un gestore di opportunità commerciali, un organizzatore di attività.

È un NDM, No Disorder Management System, che aiuta a ridurre il disordine che si crea nella gestione quotidiana delle attività al fine di velocizzare azioni commerciali, supporto alla clientela, condivisione delle informazioni.

Il programma è “Contattocentrico”, quindi tutte le sue funzionalità orbitano intorno ai contatti, siano essi clienti, potenziali clienti, fornitori, dipendenti.

Fig. 1: Nodisorder è contattocentrico.

Nodisorder è progettato seguendo le indicazioni della Apple per la realizzazione di interfacce touch screen (iOS Human Interface Guidelines ) tenendo presente anche le esigenze e gli accostamenti cromatici della piattaforma Windows.

Il programma funziona su Windows, Mac, iPad, iPhone e WEB per un uso in ufficio e in movimento e per essere integrato con altri flussi informativi.

Fig. 2: nodisorder è multipiattaforma.

Una breve introduzione a Nodisorder si può trovare nel video: Video introduttivo Nodisorder

L’ambiente di sviluppo in cui è realizzato Nodisorder è FileMaker.

Nodisorder viene distribuito insieme ad una licenza specifica di FileMaker denominata Solution Bundle Agreement (SBA), riservata ad alcune applicazioni che abbiano superato il processo di selezione Made For FileMaker.

2 Le funzionalità principali

Questo è il menu principale di Nodisorder.

Fig. 3: il menu principale.

In estrema sintesi Nodisorder è un gestore avanzato di contatti.

Queste sono alcune tra le principali funzionalità.

Collegamento ai contatti di:
- comunicazioni, inviabili tramite e-mail e SMS a partire da modelli personalizzati
- allegati documentali (anche da fotocamera)
- eventi (scadenze, rinnovi, ..)
- ricerca semplificata su Internet di informazioni
- acquisizione di documenti
- memorizzazione di link Internet
- generazione QR
- raggruppa i contatti per campagne commerciali

Gestore di eventi

Collegamento all’evento di:
attività
contatti interessati
partecipanti
costi
documenti allegati

Gestore di opportunità commerciali

Fig. 4: Le funzioni principali.

Nodisorder può essere abbinato a:

Nodisorder Padfidelity per “catturare” i contatti nei punti vendita e nelle fiere con acquisizione dell’informativa sulla privacy
Nodisorder Business per gestire catalogo, preventivi, ordini, fatture.

2.1 Il menu contatti

Dal menu contatti si possono effettuare la maggior parte delle operazioni sui contatti.

Fig. 5: il menu principale dei contatti.

Analizziamo gli elementi dell’interfaccia di Nodisorder, la stessa interfaccia viene utilizzata in tutti i moduli quindi bisogna far riferimento a queste informazioni in maniera generale.

Porta indietro alla videata precedente.

Porta alla videata principale del menu.

Consente di aggiungere un record (quindi un nuovo contatto, evento…).

Attiva la ricerca ogni volta che si inserisce una lettera nel box di ricerca. Funzionalità non disponibile su iPad, iPhone, Web Direct. È consigliabile disabilitarla se si è connessi al server con poca banda.

Trova tutti i record e annulla i criteri di ricerca selezionati.

Ricerca avanzata, porta l’utente nella videata principale in cui normalmente inserisce i dati. Ogni campo della videata è però ricaricabile.

Ricerca tramite QR del contatto, abilitato solo in alcune configurazioni di Nodisorder.

Ordina i record.

Vai al primo record del set di record selezionati

Vai al record precedente

Vai al record successivo

Vai all’ultimo record

Nasconde il record selezionato portandolo in secondo piano.

Inverte la selezione tra i record in primo piano e quelli in secondo piano. Nella videata sopra (Fig. 5), per esempio, mostrerebbe i due record in secondo piano che non fanno parte dei 62 record selezionati sui 64 record presenti.

Cerca tutti i record non contrassegnati.

Cerca tutti i record contrassegnati in verde.

Cerca tutti i record contrassegnati in giallo.

Cerca tutti i record contrassegnati in rosso.

Partendo da questa videata, ci sono due modalità di visualizzazione dei contatti:

cliccando sul nome del contatto si apre la sua scheda.
cliccando sul simbolo visualizzazione dei dettagli > (o sulla foto, se è stata assegnata una foto al contatto) si accede all’elenco degli indirizzi del contatto.

Le funzionalità di ricerca sono illustrate nel video Come ricercare informazioni usando il campo di ricerca in Nodisorder

2.1.1 La scheda contatto

La scheda del contatto è un “cruscotto” in cui si vedono le principali informazioni che lo riguardano.

Fig. 6: la scheda contatto

Vediamo nel dettaglio il significato delle icone.

Porta alla visualizzazione degli indirizzi del contatto, cioè la videata in cui si possono richiamare, cliccando sull’indirizzo desiderato, i modelli di documento per generare in maniera automatica e strutturata le comunicazioni.

Porta alla videata in cui si possono inserire o modificare i dati.

Porta all’elenco delle comunicazioni del contatto. Nell’eventuale riquadro verde sopra l’icona è riportato il loro numero.

Aggiunge una nota, una comunicazione particolare slegata dall’indirizzo. Nella sezione modelli di documento, si possono impostare i modelli per le note. Nodisorder nasce con un modello di documento specifico per le note, se si aggiungono altri modelli di documento per le note, dopo aver cliccato questo pulsante, viene presentata una videata in cui scegliere il modello desiderato.

Porta all’elenco degli allegati documentali relativi al contatto. Nell’eventuale riquadro verde sopra l’icona è riportato il loro numero.

Aggiunge un allegato al contatto.

Porta all’elenco degli eventi relativi al contatto. Nell’eventuale riquadro verde sopra l’icona è riportato il loro numero.

Aggiunge un evento relativo al contatto.

Aggiunge un evento relativo al contatto proponendo di assegnarlo ad uno dei membri del team.

Porta alla videata in cui si possono effettuare e memorizzare ricerche sul web relative al contatto.

Porta alla videata in cui si possono vedere e aggiungere contatti collegati al contatto. Nell’eventuale riquadro verde sopra l’icona è riportato il loro numero.

Apre la cartella all’interno del sistema operativo in cui sono salvati i documenti del contatto.

Crea un nuovo modello di documento all’interno della cartella del contatto basato su un file. Ad esempio, se si emettono dei preventivi in Word, si può creare un modello di documento in cui è memorizzato il file Word da cui partire.

Dopo aver cliccato il pulsante vengono proposti i modelli di documento, si clicca sul modello desiderato e si potrà salvare in maniera automatica tale modello nella cartella del cliente.

Nel fare questa operazione Nodisorder copia negli appunti l’indirizzo principale del contatto per un suo eventuale utilizzo nel documento creato.

Crea un QR con i riferimenti del contatto in modo che sia possibile inserirlo in fidelity card o altri documenti che possano essere letti dalla fotocamera di un iPad o di un iPhone o, in talune configurazioni, dalla webcam del computer. Questa funzionalità è utile per rilevare le presenze a fiere o eventi. Tale funzione è disponibile solo in alcune installazioni di Nodisorder.

2.1.2 La scheda con gli indirizzi del contatto per l'utilizzo dei modelli

La scheda con gli indirizzi del contatto viene utilizzata per selezionare gli indirizzi ed utilizzarli con modelli di documento dedicati in modo da velocizzare le operazioni di creazione delle comunicazioni.

Fig. 7: la scheda indirizzi del contatto.

Questo pulsante porta alla videata con la scheda contatto.

Se si clicca sull’indirizzo e-mail, ad esempio, vengono presentati i modelli di documento utilizzabili via e-mail.

Fig. 8: elenco dei modelli di documento.

Cliccando su un modello di documento si aprirà una videata in cui ci sarà una comunicazione precompilata pronta per essere inviata al contatto.

Fig. 9: la videata principale delle comunicazioni.

Tale modo di operare permette un notevole risparmio di tempo, un modo di operare coerente da parte dei membri di un gruppo di lavoro e inoltre permette di tracciare quante volte e a chi è stato inviato un modello di documento.

2.1.3 La scheda per caricare o modificare i contatti

Cliccando la matita sulla scheda del contatto si entra nella videata di modifica del contatto.

Fig. 10: videata per modificare i contatti.

In mezzo alla videata c'è un box di testo da utilizzare per velocizzare enormemente l'inserimento di contatti copiati da indirizzi di posta elettronica, Internet.

Una volta copiato il testo, ad esempio nella posta elettronica o da Internet, cliccando su questo box il testo verrà incollato senza formattazione.

A questo punto, effettuando un drag & dropo sui singoli campi, si può compilare la scheda del contatto con uno sforzo minimo.

Questa funzionalità è dimostrata nel Video come creare un contatto in Nodisorder.

Ogni contatto può avere infiniti indirizzi, numeri di telefono, indirizzi e-mail, indirizzi web.

La videata mostra il primo indirizzo, se si vogliono inserire più indirizzi cliccare sul pulsante + sul tipo di indirizzo desiderato.

Cliccando sul sul simbolo visualizzazione dei dettagli > si arriva a una videata di dettaglio dell'indirizzo (Fig. 11), in cui si possono aggiungere informazioni, come note, un nome alternativo per gli indirizzi fisici (ad esempio l'insegna di un negozio), le coordinate GPS, visualizzare una mappa dell'indirizzo.

Per eliminare un indirizzo cliccare sul simbolo visualizzazione dei dettagli > e cliccare il pulsante elimina.

Su dispositivi iPad, iPhone è possibile attivare la navigazione usando i programmi Google Maps® o TomTom® posto che siano installati sul dispositivo.

Fig. 11: indirizzi del contatto e funzioni di geolocalizzazione.

La maggior parte dei campi per i contatti di Nodisorder derivano dallo standard vcard 3.0, con l'aggiunta di qualche campo specifico.

Ad esempio Partita IVA, codice fiscale, oltre a tre campi personalizzabili dall'utente cui si accede cliccando il pulsante Info2

Fig. 12: videata per modificare i contatti, tab info 2.

Con il pulsante € si accede alla videata in cui si possono inserire le modalità di pagamento e le banche del cliente (funzionalità che interagisce anche con Nodisorder Business).

Fig. 13: videata per modificare i contatti, tab banche.

Una funzionalità interessante che svolge Nodisorder è la verifica del codice IBAN, se l’IBAN inserito risulta sbagliato compare un messaggio di avviso. Oltre alla verifica dell'IBAN consente di velocizzarne l'inserimento quando, finiti i dati bancari bisogna inserire il conto corrente e spesso prima del conto corrente ci sono molti 0000.

Ad esempio l'IBAN IT95T0310401000000000102084 potrà essere inserito con un "?" al posto degli 0 IT95T0310401?102084, Nodisorder si occuperà di inserire il numero di 0 mancanti.

Con il Pulsante Gruppi si possono selezionare i gruppi che si voglio assegnare al contatto.

Fig. 14: videata per modificare i contatti, tab gruppi.

Per assegnare un gruppo a un contatto basta cliccare sul check box a fianco al gruppo.

Per aggiungere i gruppi bisogna intervenire nell'apposito menu 2.2 - Gruppi del programma.

Con il Pulsante Allegati si possono impostare il nome che verrà dato alla cartella in cui saranno archiviati gli allegati documentali.

Il nome della cartella potrà essere cambiato solo in casi particolari facendo molta attenzione, altrimenti Nodisorder non sarà in grado di trovare gli allegati.

Fig. 15: videata per modificare i contatti, tab allegati.

2.1.4 Il navigatore Web dei contatti

Il navigatore web è stato progettato per fare ricerche e memorizzare dati relativi al contatto sul web.

Parte dell’attività di conoscenza di un contatto tipicamente la svolgiamo sul web, speso capita che sia difficile memorizzare / condividere all’interno di un gruppo di lavoro le informazioni che abbiamo ricercato.

Sul web ad esempio di un contatto possiamo trovare il sito, il curriculum, l’organigramma aziendale, la pagina facebook.

Nodisorder integra un visore di pagine web che dà la possibilità di memorizzare i riferimenti di quanto trovato all’interno degli allegati documentali del contatto, per utilizzi successivi.

A destra sono presenti alcune ricerche tipiche che si possono fare su Internet: linkedin, google, facebook, google foto.

Fig. 16: il navigatore web dei contatti.

Il pulsante “Browser” apre la pagina nel browser predefinito del computer.

Nel box a fianco a Browser si può inserire un indirizzo Internet. Se durante la ricerca di informazioni sul contatto utilizzando il normale browser del computer decidiamo di salvare il link possiamo copiarlo e incollarlo in questo box e cliccare il pulsante “+ Allegati” per memorizzarlo, troviamo nella tabella sotto maggiori informazioni.

Porta indietro il navigatore web. È attivo solo nel caso sia stato usato il navigatore web per navigare su Internet.

Porta avanti il navigatore web. È attivo solo nel caso sia stato usato il navigatore web per navigare su Internet.

Imposta il navigatore navigatore web all’indirizzo selezionato.

Cancella l’indirizzo selezionato.

“+ Allegati” memorizza un link alla pagina visualizzata. NB nel caso l’indirizzo Internet sia riferito a documenti di tipo .PDF, .JPG, .GIF, .PNG, .BMP, .TIFF, Nodisorder importerà il file direttamente database. Questa funzionalità fa risparmiare tempo quando si vogliono memorizzare dei documenti, immaginiamo una presentazione aziendale in .PDF

Esempio:

Incolliamo l’indirizzo https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/6/6f/Einstein-formal_portrait-35.jpg

Clicchiamo il pulsante

Fig. 17: importare un’immagine da Internet.

Nodisorder scarica l’immagine Einstein-formal_portrait-35.jpg (ma potrebbe essere qualsiasi documento nei formati .PDF, .JPG, .GIF, .PNG, .BMP, .TIFF), lo inserisce nel Database negli allegati documentali del contatto (Fig. 18 sulla destra, informazioni di relazione, contatto).

NB. Se il documento da scaricare è grande o la connessione è lenta, compare una barra di stato che indica lo stato del trasferimento del file (Fig. 17). È responsabilità dell’utente la valutazione sulla dimensione del documento da importare (es. Un manuale tecnico in .PDF da 200Mb occuperà il database per molti minuti, impedendo ogni altra azione all’utente).

Fig. 18: un’immagine importata da Internet viene salvata nella sezione allegati.

2.1.5 I contatti visti in forma tabellare

I contati possono esser visti in forma tabellare:

cliccando il pulsante presente nella videata per modificare i contatti oppure nella videata delle campagne.
Accedendo all menu “Tabella” che è un sottomenu di Nodisorder (ovviamente tale opzione è presente solo su computer con sistema Windows o Mac - gli altri sistemi non hanno menu)

Fig. 19: la visione tabellare dei contatti.

Non si possono effettuare modifiche direttamente nella vista tabellare, per fare modifiche bisogna utilizzare il pulsante che porta l’utente alla videata in cui i si possono modificare i contatti. Questo pulsante, come quello per aprire la scheda del contatto , se vengono premuti su sistemi desktop Windows o Mac (non sul browser o su iOS) in abbinamento al tasto alt il contenuto verrà aperto in un nuova finestra, lasciando la visione tabellare in sottofondo.

I campi della visione tabellare possono essere spostati trascinandoli nella posizione desiderata, possono essere anche nascosti e utilizzati per fare dei raccoglimenti.

Se si vogliono nascondere dalla visualizzazione alcuni contatti usare il pulsante , questo pulsante usato insieme al pulsante shift (la freccia verso l’alto) dà l’opzione di nasconder più record con un singolo click.

Con il pulsante preferenze si possono aggiungere o nascondere campi alla visualizzazione (cliccare il pulsante “modifica” che compare in alto a destra), in modalità ricerca fare ricerche sofisticate.

Per esportare i dati si possono usare i pulsanti:

Esporta xlsx, che genera un file in questo formato nella posizione desiderata.

Copia, che copia i dati dei record negli appunti del dispositivo, lasciando all’utente la libertà di copiarli per esempio in un messaggio di posta elettronica o in un foglio di calcolo.

NB se si utilizzano questi due comandi con una grande mole di dati l’operazione richiede una quantità di tempo proporzionale alla quantità di contatti.

2.2 Gruppi

I gruppi sono delle categorie che si possono creare per raggruppare i contatti.

I gruppi sono utili per visualizzare con un click o mandare una comunicazione con un click a tutti i contatti che fanno parte del gruppo selezionato.

Nodisorder viene installato con due gruppi standard, Clienti e Fornitori.

Si possono inserire infiniti gruppi, anche se è bene non esagerare, non dal punto di vista tecnico, ma dal punto di vista pratico: un’eccessiva segmentazione dei contatti diventa inutile.

Fig. 20: videata principale dei gruppi.

A fianco al nome del gruppo, tra parentesi, è riportata la quantità di contatti che ne fanno parte.

Cliccando sul nome del gruppo si accede alla videata per modificarne il nome e le note.

Fig. 21: la scheda del gruppo.

Cliccando sul sul simbolo visualizzazione dei dettagli > verranno ricercati tutti i contatti che fanno parte del gruppo.

Fig. 22: la ricerca dei contatti appartenenti a un gruppo.

Poiché in questo caso abbiamo cliccato su gruppo “clienti”, notiamo che il titolo della videata è diventato: “ Contatti Clienti” (quindi Contatti + Nome gruppo).

Se noi facciamo una ricerca all’interno del box di ricerca, i risultati verranno cercati solo all’interno del gruppo contatti clienti. Questa funzionalità è molto potente per effettuare ricerche specifiche su gruppi di contatti.

Si assegna un contatto a un gruppo nella scheda per caricare o modificare i contatti cui si accede cliccando il pulsante sulla scheda del contatto, cliccando sul pulsante “gruppi” in alto a destra nella videata, poi cliccando il check box relativo al gruppo. Un contato può fare parte di infiniti gruppi.

Il funzionamento dei gruppi è illustrato nel video Come raggruppare i contatti in gruppi in Nodisorder

2.3 Comunicazioni

Le comunicazioni servono per tener traccia di ciò che viene comunicato al / dal contatto e possono essere utilizzate per:

predisporre una comunicazione da inviare via e-mail o via sms;
prendere una nota generica, o una nota specifica legata a un particolare modello di documento;
prendere l’appunto di una telefonata;
scrivere una lettera;
scrivere un rapportino che può essere firmato dai propri clienti, al momento facendoli firmare sul proprio dispositivo iPhone, iPad.

Le comunicazioni si possono aggiungere a partire dalla scheda con gli indirizzi del contatto oppure a partire dalla funzionalità campagne.

Il menù principale delle Comunicazioni è uguale a tutti gli altri menù di Nodisorder, non ne descriviamo quindi nuovamente le funzionalità.

Fig. 23: elenco delle comunicazioni.

Passando il mouse sul nome della comunicazione si può vedere il contenuto della comunicazione senza cliccare sopra.

Cliccando sul nome della comunicazione si accede alla videata per modificare le comunicazioni.

Fig. 24: videata per modificare le comunicazioni.

La stessa azione fatta su un dispositivo iPhone fa arrivare l’utente a questa videata, in cui le informazioni disponibili sono ridotte.

Fig. 25: videata per modificare le comunicazioni in formato iPhone.

Nel caso si volesse a partire dall’iPhone accedere alla videata completa di modifica delle comunicazioni basta cliccare il pulsante

Descrizione delle funzionalità.

In alto a destra si possono aggiungere, eliminare o modificare i destinatari o i mittenti della comunicazione.

Per aggiungere un contatto alla comunicazione cliccare il pulsante , ricercare e selezionare il contatto desiderato.

Una volta selezionato il contatto si può scegliere l’indirizzo telematico del contatto.

Fig. 26: selezionare o cambiare l’indirizzo del contatto nella comunicazione.

Si può notare che si possono usare indirizzi di tipologia differente, ad esempio un indirizzo fisico e uno e-mail, così come si può lasciare una comunicazione legata ad un contatto ma senza assegnare nessun indirizzo. Questa funzionalità consente di collegare contatti differenti alla stessa comunicazione pur non utilizzandoli per l’invio, infatti se si collega un un contatto, ma non si assegna un indirizzo, la comunicazione non gli viene inviata, però sarà possibile vedere la comunicazione a partire dal contatto cliccando il pulsante comunicazioni presente sulla scheda del contatto. Questa modalità rappresenta un’importante differenza tra quello che consente di fare un programma di posta elettronica, in cui si possono inserire solo gli indirizzi, rispetto a Nodisorder, che è orientato a ridurre il tempo necessario per individuare le informazioni di business.

Con il pulsanti:

si può navigare al contatto collegato;

si può modificare il contatto;

si può cancellare il riferimento al contatto;

si può cancellare l’indirizzo mantenendo il riferimento al contatto.

Sotto la zona in cui si inseriscono gli indirizzi sono presenti quattro pulsanti che hanno le seguenti funzionalità:

Risultato, fa vedere il testo del messaggio in cui, eventuali campi di fusione sono compilati.

Modifica, è il luogo in cui si può modificare il corpo della comunicazione

Testo personalizzato 1 e 2, sono pulsanti personalizzabili nei modelli di documento per consentire maggiore flessibilità nella creazione di comunicazioni compilate con dati variabili.

Se nella scheda del contatto non è presente un campo di fusione, il programma lo segnala con una scritta in rosso VUOTO!!, per correggere questo problema si può:

andare a modificare il contatto con il pulsante aggiungendo i dati relativi al campo mancante (in questo esempio il campo titolo);
selezionare il check box “disabilita campo vuoto” cui si accede dal pusante “date, note” (Fig. 24);
andare nel campo modifica e cancellare il campo di fusione (in questo esempio <<titolo>>, Fig. 28)

Fig. 27: la mancanza di un campo di fusione viene segnalata dalla scritta rossa “VUOTO!!”.

Nel campo modifica vediamo i campi di fusione che generano la comunicazione, tutti i campi di un contatto possono essere usati come campi di fusione.

Fig. 28: la modifica di una comunicazione basata su campi di fusione.

2.3.1 Comunicazioni, Edita Avanzato

Per agevolare l’inserimento di eventuali altri campi di fusione si può usare il pulsante “Edita Avanzato” che porta ad una videata da cui si possono selezionare tutti i campi di fusione disponibili.

Fig. 29: videata avanzata di modifica delle comunicazioni.

In edita avanzato è possibile operare sui modelli di documento con le seguenti modalità a partire dai pulsanti:

Resetta, riporta il modello di documento al modello di documento archiviato (NB operando su questo comando si perde quanto scritto nella comunicazione);

Modifica, modifica il modello di documento in modo da salvare le modifiche apportate alla comunicazione corrente;

Nuovo, consente di creare un nuovo modello di documento partendo dalla comunicazione corrente;

Cambia, permette di selezionare un altro modello di documento (NB operando su questo comando si perde quanto scritto nella comunicazione).

2.3.2 Comunicazioni, campi personalizzati, Allegati

Nella compilazione delle comunicazioni ci di può anche avvalere di campi data e ora e di campi personalizzati.

Utilizzando il pulsante “Date, Note” si attivano queste opzioni:

Fig. 30: Comunicazioni, pannello Date - Note.

Cliccando sulle prime icone della videata si può contrassegnare la comunicazione con un icona ad esempio cliccando sul si contrassegnerà la comunicazione con un’icona gialla Queste icone sono visibili e utilizzabili come criteri di ricerca nella videata principale in cui cercare le comunicazioni.
Data inizio, Ora inizio, Data fine, Ora fine sono campi data e ora che possono essere usati sia come promemoria che richiamati come campi di fusione. Per esempio si possono utilizzare per produrre un rapporto di assistenza tecnica.
Appunti comunicazione consente di prendere delle note, si possono scrivere ad esempio delle note riguardo a quanto risposto a voce dal cliente a seguito di una comunicazione e-mail. Usando il pulsante si può avere tutta la schermata per prendere appunti.
La sezione attività permette di associare la comunicazione ad una particolare attività, in modo che sia facilmente individuale nella sezione 2.8 - Attività di Nodisorder.

Utilizzando il pulsante “Campi personalizz.” si attivano queste opzioni:

Fig. 31: Comunicazioni, pannello campi personalizzabili.

Si accede ai campi Data personalizzata e Ora personalizzata, Testo personalizzato 1 e 2 questi campi possono esser nominati a piacere nelle impostazioni del modello di documento.
Si può selezionare l’esito della comunicazione che è si può selezionare in base “agli esiti possibili” impostatati nelle impostazioni del modello di documento.

Utilizzando il pulsante “Documenti Firme” si attivano queste opzioni:

Fig. 32: comunicazioni, pannello documenti firme.

Nella sezione allegati cliccando sul pulsante si possono aggiungere allegati alla comunicazione:
- si viene portati all’elenco degli allegati;
- si possono effettuare ricerche negli allegati

Fig. 33: ricerca di allegati.

selezionato l’allegato desiderato;
si associa l’allegato alla comunicazione cliccando il pulsante verde “Allega” che compare in alto a destra nella scheda allegato.

Fig. 34: il pulsante allega per aggiungere un allegato a una comunicazione.

Firme e Foto prese da iOS consente di acquisire Firme e Fotografie quando Nodisorder è usato su dispositivi iPhone, iPad

2.4 Eventi

Gli eventi permettono di tener traccia di qualcosa di significativo che è avvenuto o avverrà, rispetto al tradizionale calendario presente nel computer hanno delle finalità diverse. L’evento infatti è pensato per agevolare l’operazione di memorizzazione di alcune circostanze che sono ad esso associate, come quale contatto è interessato, chi ne è il responsabile tra i membri del team, chi ha partecipato tra i contatti, quali documenti sono stati discussi o sono rilevanti, se sono associati dei costi, se quando è completato bisogna duplicarlo nel futuro. Nell’evento si può memorizzare un testo descrittivo destinato alla condivisione con il cliente per un eventuale report in modo da poterne velocizzare la stesura.

Analizziamo questi concetti nel dettaglio.

2.4.1 Come trovare e modificare gli eventi

Il menù principale degli eventi è uguale a tutti gli altri menù di Nodisorder, non ne descriviamo quindi nuovamente le funzionalità.

Fig. 35: il menu principale degli eventi.

Cliccando sull’evento si arriverà alla videata di inserimento dati / ricerca di dettaglio.

Fig. 36: videata di modifica degli eventi.

Sul lato sinistro della videata troviamo i campi (quelli con l’asterisco non sono presenti in un’agenda tradizionale per computer):

Data, in cui si svolge l’evento.
I simboli !, √, X, servono per contrassegnare l’evento con un colore verde, giallo, rosso.
Ora di inizio e ora di fine dell’evento.
* Var. Variazioni al calcolo della durata, si tratta di un numero ad esempio -1 che si può inserire per far tornare il conto delle ore espresse nella durata, per esempio la pausa pranzo.
Oggetto è la descrizione dell’evento.
Luogo è il luogo di svolgimento.
URL l’eventuale indirizzo Internet collegato.
* Note per li cliente, sono note che si possono inserire in modo da descrivere ciò che stato svolto al cliente (sia esso il cliente vero e proprio o il cliente aziendale, pensiamo al capo di un venditore). Queste note possono essere copiate negli appunti del computer con il pulsante copia in alto a destra (Fig. 36) in modo da poter essere utilizzate facilmente in eventuali report.
Note sono le note interne che non si condividono con il cliente.

Sul lato destro della videata possiamo mettere in relazione l’evento con quanto è rilevante ricordare, queste funzionalità non sono presenti in un programma di calendario, analizziamole.

Nella sezione Relazioni possiamo:

Collegare il contatto cui si riferisce l’evento, quando un evento è collegato al contatto sarà possibile partendo dalla scheda del contatto raggiungere l’evento cliccando sul pulsante eventi.
Collegare un membro del team a un contatto
Collegare un’attività a un contatto, quando un evento è collegato a un’attività sarà possibile dalla scheda dell’attività raggiungere l’evento cliccando sul pulsante eventi.
Collegare l’evento ad un’opportunità commerciale in corso.
Permette di navigare alla scheda del contatto.
Permette di visualizzare gli eventi relativi al contatto, al membro del team, all’attività o all’opportunità commerciale su una visualizzazione settimanale. Questo tipo di visualizzazione è utile a capire l’impegno degli eventi in una determinata settimana.

Nella sezione Partecipanti possiamo associare chi ha partecipato a un evento scegliendolo dai contatti dopo aver cliccato il pulsante +

Fig. 37: partecipanti a un evento.

Nella sezione Allegati si possono associare allegati documentali all’evento, per esempio un documento che è stato discusso o firmato, fotografie, una fattura o un contratto (quando per esempio si vuole memorizzare nel futuro un rinnovo contrattuale, può essere utile collegarlo al documento appena firmato in modo da averlo a disposizione senza sforzo al momento opportuno).

Fig. 38: allegati a un evento.

Nella sezione Costi si possono memorizzare i costi relativi all’evento.

Fig. 39: costi di un evento.

Nella sezione Opzioni possiamo:

Fig. 40: opzioni di un evento.

Selezionare l’opzione di duplicare l’evento quando è completato, selezionata questa opzione verrà proposto all’utente di duplicare l’evento nel futuro nel momento che clicca sul pulsante , questa funzione è utile nel caso di rinnovi contrattuali annuali o pluriennali (quando clicco il pulsante potrò duplicare l’evento ad esempio di 365 giorni nel futuro), telefonate commerciali (effettuata la telefonata potrò pianificare una nuova telefonata ad esempio 15 giorni dopo).
Evento dal quale questo evento è stato duplicato, consente di vedere e di ritornare all’evento da cui è stato duplicato questo evento)
Riporta nel time sheet è un’opzione utile, al momento, offre solamente un’ulteriore categoria per salvare l’evento, diventando utile in una ricerca approfondita.
Duplica evento, permette di duplicare l’evento.
Elimina evento, elimina l’evento.

2.4.2 Come creare gli eventi

Vediamo come si possono creare gli eventi.

Creare eventi partendo dalla scheda contatto

Utilizzando questo pulsante si crea un nuovo evento collegato al contatto nella data corrente.

Cliccando questo pulsante si crea un nuovo evento collegato al contatto e collegato a uno dei membri del team, vediamo come funziona:

Viene prima visualizzato l’elenco dei membri del team.
Si deve selezionare il membro del team interessato.
Si viene portati ad una visione di calendario settimanale.
Per creare l’evento cliccare sull’ora in cui è da registrare l’evento nel giorno giusto.
Si viene portati alla videata per modificare gli eventi.

Fig. 41: visione settimanale degli eventi.

Creare eventi partendo dalla scheda attività

Utilizzando questo pulsante si viene portati alla visualizzazione settimanale dell’attività in cui si possono generare gli eventi come descritto per i contatti. Gli eventi saranno ovviamente legati all’attività.

Creare eventi partendo dalla videata principale per cercare gli eventi.

Fig. 35: videata principale degli eventi.

Questo pulsante porta l’utente a questa videata

Fig. 42: aggiungere eventi.

Le opzioni presenti in questa videata hanno queste funzionalità:

Per me, si verrà portati alla vista settimanale in cui creare eventi per l’utente corrente del sistema.
Per Team member, si verrà portati alla videata in cui scegliere il membro del team e poi alla vista settimanale in cui creare eventi per il membro del team scelto.
Per Contatto, si viene portati alla videata in cui ricercare un contato e poi alla vista settimanale in cui creare eventi per il contatto selezionato.
Per Attività, si viene portati alla videata in cui ricercare un’attività e poi alla vista settimanale in cui creare eventi relativi all’attività

2.5 Modelli di documento

I modelli di documento sono una delle funzioni più importanti di Nodisorder.

Essi consentono di strutturare le comunicazioni tipiche che vengono inviate da un Team di Lavoro in modo che i suoi membri siano più veloci e coerenti quando devono fare comunicazioni ripetitive.

Si acceda alla modifica dei modelli di documento dal menu Modelli di documento.

Fig. 8: videata principale dei modelli di documento.

Per modificare un modello di documento basta cliccare sul suo nome.

Per aggiungere un modello bisogna cliccare il pulsante +.

Per ricercare i modelli di documento usare l’apposito box di ricerca, la ricerca viene fatta in tutto il testo dei modelli di documento.

Fig. 43: modifica di un modello di documento.

Nodisorder può esser visto come un segretario che aiuta a svolgere più velocemente attività ripetitive.

I modelli di documento si attivano cliccando gli indirizzi telematici dei contatti in base al tipo di indirizzo telematico cliccato.

Nodisorder tiene conto di tutte le volte che il modello di documento è stato utilizzato, vedi pulsante in altro a destra (Fig. 43), ed è possibile cliccando questo pulsante di ricercare immediatamente le comunicazioni basate su quel modello.

Questo consente di fare ricerche veloci e di capire lo stato di alcune operazioni (azioni commerciali, solleciti…)

Vediamo le principali impostazioni dei modelli di documento

Il nome comunicazione è il nome che viene visualizzato nelle varie videate, è un campo obbligatorio.

Il tipo di documento è importante perché in base all’indirizzo telematico cliccato, verrano mostrati solo gli indirizzi corrispondenti.

Il modello di documento può essere composto con tutti i campi dei contatti.

Ad esempio, se si inserisce il campo di fusione “<<Nome>>”, al momento in cui si utilizzerà un modello legato ad un contatto Nodisorder inserirà il nome del contatto al suo posto.

Per velocizzare l’inserimento dei campi di fusione, tutti i campi di fusione disponibili sono elencati in basso, basta ricercare quello desiderato e cliccare sopra, il campo di fusione sarà inserito all’interno del testo (utilizzando Nodisorder attraverso Web Direct, bisognerà inserire manualmente il campo di fusione nel posto desiderato).

Fig. 44: modifica impostazioni di un modello di documento.

Per sveltire l’utilizzo dei modelli sono presenti alcune impostazioni.

Disabilità campo vuoto consente di disabilitare l’avviso che viene mostrato all’utente quando non è presente un campo di fusione (ad esempio manca il titolo, fare riferimento al paragrafo sulle comunicazioni Fig. 27);
Specifica come comunicazione da serve per specificare che la comunicazione è in entrata e non in uscita;
Porta l’utente a edita, inserimento dati testo personalizzato 1 e 2 porta l’utente direttamente al campo in cui si può modificare questi campi, mentre il comportamento standard è di far vedere direttamente il risultato;
Apri direttamente il messaggio nell’applicazione sms dell’iPhone o email del computer, consente di aprire il messaggio direttamente dentro il programma di posta o di invio SMS del dispositivo su cui è in funzione Nodisorder. Nel caso dell’iPhone Nodisorder aprirà un SMS con l’indirizzo telefonico del contatto vuoto, il testo del messaggio è dentro gli appunti, bisognerà quindi incollarlo con un semplice copia e incolla (attualmente è un limite tecnico di iOS).
Scrivi data e ora di generazione della comunicazione, scrive la data e ora di quando la comunicazione viene generata.
Esiti possibili, sono i risultati possibili che può produrre la comunicazione.

Ad un modello di documento può essere allegato un file, che si può selezionare tra gli allegati documentali disponibili.

Fig. 45: allegati a un modello di documento.

Attualmente la piattaforma FileMaker non consente di inviare via e-mail più di un allegato, almeno di non usare estensioni di terze parti.

2.6 Allegati documentali, utilizzo

Nodisorder è anche un document management system che può archiviare gli allegati documentali dei contatti.

Fig. 46: videata principale degli allegati documentali.

Si accede alla videata degli allegati documentali utilizzando il pulsante allegati le cui funzionalità variano in base al contesto da cui viene utilizzato:

dalla scheda contatto seleziona tutti gli allegati del contatto e ogni ricerca sarà vincolata ai suoi allegati;
dalla scheda delle attività seleziona tutti gli allegati dell’attività e la ricerca sarà vincolata agli allegati relativi;
dal menu principale seleziona tutti gli allegati che saranno ricercabili trasversalmente a tutti i contatti e a tutte le attività.

Per aprire un allegato basta cliccare sulla sua icona, per entrare nella videata di dettaglio si deve cliccare sul suo nome.

Fig. 47: la scheda dell’allegato.

Nella videata di dettaglio troviamo le principali informazioni che riguardano l’allegato.

A quale contatto è collegato, se è riferito ad una particolare attività, a un autore e quando è stato usato che siano eventi, comunicazioni, listino prodotti…

Ogni parola che viene inserita nei campi disponibili è ricercabile.

Nella videata Info1 si possono vedere ulteriori dettagli relativi all’allegato, da dove è stato inserito e come è stato archiviato. Il pulsante per eliminare eventualmente l’allegato è in questa videata.

Fig. 48: la scheda dell’allegato, info1.

Descrizione delle opzioni di questa videata:

Il checkbox Prodotto viene utilizzato da Nodisorder Business per identificare allegati che siano specifici alla gestione dei prodotti.
Utilizza come icona contatto serve per far comparire una foto a fianco al contatto.
Impedisci modifiche al file imposta all’interno del sistema operativo la protezione del file, è una funzionalità particolarmente utile quando gli allegati documentali sono modificabili (documenti di testo fogli di calcolo).
!!! Attenzione questa è una delle pochissime funzionalità che non è multipiattaforma: se l’opzione viene selezionata su un sistema operativo Windows il file è protetto su un sistema operativo Windows ma non su un sistema operativo Mac e viceversa (quindi se un utente windows protegge un documento lo stesso documento non risulterà protetto se visualizzato da un sistema Mac).

Fig. 49: file di sola lettura in ambiente Windows.

Fig. 50: file di sola lettura in ambiente Mac.

Duplica consente di duplicare il file presente nella cartella, l’utente verrà portato alla videata per importare gli allegati documentali in Nodisorder.
Rinomina rinomina il file, attenzione il file viene rinominato nel sistema operativo, l’operazione non è annullabile.
Apri Url apre l’eventuale url di provenienza del file quando il file è stato scaricato direttamente da Internet
Esporta allegato in una cartella consente di esportare l’allegato in una cartella selezionata dall’utente (Funzionalità non disponibile su iPad, iPhone, WebDirect).
Esporta gli allegati selezionati in una cartella esporta gli allegati selezionati in una cartella (ovviamente la cartella può anche essere creata al momento) questo consente di esportare con un click un insieme di allegati. Immaginiamo, per fare degli esempi, i documenti di un progetto, le fatture per il commercialista, le foto di un evento…
Informazioni di relazione evidenzia il percorso in cui sono effettivamente salvati i file nel sistema operativo.

Gestione dei file incorporati e loro utilizzo

Il pulsante Gest. File Incorporato consente di interagire con il file eventualmente presente nel Database, quindi è attivo solo se un file è presente nel Database. Quando è attivo cliccandolo si può cancellare il file presente nel Database (Il file può essere incorporato nuovamente cliccando il pulsante Incorpora), Funzionalità non disponibile su iPad, iPhone, Web Direct.

Il pulsante Incorpora serve per incorporare nel Database un file che è salvato sul disco del sistema operativo.

Il pulsante incorpora può essere azionato da un membro del team che sia in ufficio per rendere disponibile il file a chi è fuori oppure si possono pianificare delle procedure automatiche per azionare questo comando in base a logiche di business specifiche.

2.6.1 Ma cosa vuol dire incorporare un file nel Database?

Quando si aggiunge un allegato su un sistema Windows o Mac si può decidere anche se incorporarlo nel Database, in questo caso il file viene: copiato nel sistema operativo, ma viene anche inserito nel Database. In effetti i dati del file vengono duplicati in due luoghi, questo modo di operare presenta dei vantaggi e ma anche qualche svantaggio.

NB. Eventuali immagini, documenti, filmati acquisiti in Nodisorder tramite iPad, iPhone, WebDirect vengono necessariamente incorporati nel Database.

Considerazioni tecniche sull’incorporare un allegato nel Database (da saltare per utenti non esperti).

+ Il file è disponibile per gli utenti esterni che non anno accesso al sistema fisico su cui è salvato il file come iPad, iPhone, WebDirect ma anche sistemi Windows o Mac che lavorano in remoto.
+ Il file è duplicato, quindi in caso di problemi sul sistema operativo su cui è salvato il file ne esiste una copia (abbiamo avuto clienti che hanno avuto file danneggiati dal virus CryptoLocker o clienti che hanno eliminato per errore dei file, che hanno recuperato dei documenti grazie a questa funzionalità).
- Il Database diventa più pensante in termini di ingombro su disco, vediamo come.
Considerazioni:
- Nodisorder condiviso in rete su FileMaker Server o su FileMaker Pro.
  - Gli allegati vengono cifrati e archiviati esternamente al Database Nodisorder nella cartella “zNodisorderSystemDbImages”
    NB. Siccome le immagini sono inserite nel database ma archiviate esternamente non vi è un appesantimento nella gestione dei backup
  - Richiede più tempo per l’aggiornamento
Nodisorder utilizzato su iPad, iPhone in locale, cioè Nodisorder è installato direttamente sul dispositivo.
Considerazioni:
- Prima di procedere all’installazione, se si vogliono visualizzare gli allegati sul dispositivo, è necessario effettuare una copia del Database con i dati incorporati con l’apposito comando presente nelle preferenze di Nodisorder.
Nodisorder utilizzato tramite sincronizzazione su iPad, iPhone, se la sincronizzazione include gli allegati è rallentata in proporzione alla quantità di allegati e alla loro dimensione.

2.7 Allegati documentali, aggiunta

Per aggiungere allegati documentali bisogna cliccare sul pulsante degli allegati cui è aggiunto il simbolo + (vedi sopra)

Questo pulsante si trova in alcune parti del programma o dei suoi moduli aggiuntivi Nodisorder Business e Nodisorder PadFidelity. Qui discutiamo delle sue funzionalità utilizzandolo a partire dalla Scheda Contatto e dalla Scheda 2.8 - Attività.

Dopo aver cliccato il pulsante per aggiungere gli allegati l’utente è portato, in base al sistema operativo utilizzato a queste videate.

Fig. 51: aggiunta di allegati, videata per Windows o Mac.

Fig. 52: aggiunta di allegati, videata per iPad.

Fig. 53: aggiunta di allegati, videata per iPhone.

Per inserire un allegato documentale da sistemi Windows o Mac cliccare il pulsante Seleziona un file e cliccare il pulsante Importa.

Per inserire i files di una cartella o tutta la cartella cliccare il pulsante Seleziona una cartella e cliccare il pulsante Importa, subito dopo vengono presentate due opzioni:

Copiare i files all’interno della cartella
Questa opzione è analoga alla precedente ma importa tutti i files, ad uno ad uno, in Nodisorder creando un record per file.
Copiare tutta la cartella
Questa opzione copia tutta la cartella in Nodisorder ma crea un singolo record per tutta la cartella, i documenti al suo interno quindi saranno disponibili solo per chi ha accesso al disco sul quale sono salvanti, quindi non sono disponibili su su iPad, iPhone, WebDirect.

Per inserire un allegato documentale su iPad, iPhone cliccare uno dei pulsanti:

Fotocamera —> accede alla fotocamera del dispositivo per prendere una foto
Registra —> accede al microfono del dispositivo per registrare un appunto vocale
Foto —> accede alla libreria di foto del dispositivo per importare un’immagine
Documento —> accede alla cartella documenti in cui è installato Nodisorder
Video —> accede alla videocamera del dispositivo per effettuare un filmato

Poi cliccare il pulsante Importa.

NB solo dopo aver cliccato il pulsante importa l’immagine viene salvata in Nodisorder, quindi in caso di cattiva connessione o di immagini particolarmente grandi l’utente dovrà aspettare il tempo di salvataggio.

L’immagine non verrà salvata se:

l’utente esce dalla videata con il pulsante indietro o home
l’utente clicca il pulsante elimina
in caso di caduta di connessione verso il server

Opzioni di importazione degli allegati

È importante notare che le impostazioni di importazione rimangono memorizzate se subito dopo aver importato un allegato si torna indietro con il pulsante indietro. Questo consente di inserire più allegati mantenendo queste impostazioni (immaginiamo un agente immobiliare o un perito che debba scattare più foto di un soggetto da un iPhone, o un utente che stia raccogliendo più documenti di un progetto)

Impedisci modifiche al file, seleziona protegge il file a livello di sistema operativo per maggiori dettagli vedi la sezione in cui si spiega l’utilizzo degli allegati documentali.
Inserisci file nel Database, oltre a copiare il file sul disco nel luogo predefinito, lo inserisce all’interno del Database (Concetto di importazione di un file nel Database)
Cartella di destinazione, per coprire casi specifici di utilizzo si possono impostare a livello di preferenze più cartelle per l’importazione dei file.
Data, se si lascia in bianco questo campo verrà utilizzata la data corrente.
Categoria, sono categorie che eventualmente l’utente può decidere di usare. Il programma apprende le categorie utilizzate per futuri utilizzi.
Descrizione aggiunta al nome, aggiunge al nome il contenuto di questo campo (immaginiamo ad un riferimento a una pratica, a un protocollo).
Rinomina il file o la cartella, il file o la cartella vengono rinominati con il testo presente nel campo.
Rimuovi ora, rimuove l’ora dal nome del file, si può impostare che sia selezionato di default nelle preferenze.
Rimuovi data, rimuove la data dal nome del file (opzione che consigliamo solo in rari casi, esempio allegati documentali per l’uso nei modelli di documento)
Rimuovi il riferimento al contatto, rimuove il breve testo che ricorda il contatto dal nome del file (il numero di caratteri di questo riferimento può essere impostato nelle preferenze)
Inserisci i riferimenti dopo il none del file o della cartella, inserisce i riferimenti dopo il nome del file (opzione che sconsigliamo in una gestione documentale)
Parole chiave, si possono inserire parole chiave per facilitare la ricerca degli allegati dal menu allegati.
Informazioni di relazione
- Contatto, contatto a cui l’allegato è collegato (se non vi è collegamento a un contatto il campo è giallo per attirare l’attenzione, se non vi è collegamento dell’allegato né a un contatto, né a un’attività il campo è arancione per segnalare un problema)
- Attività, attività a cui l’allegato è collegato ( se non vi è collegamento dell’allegato né a un contatto, né a un’attività il campo è arancione per segnalare un problema)
- Autore, autore dell’allegato (campo facoltativo)

Il funzionamento della gestione documentale di Nodisorder è illustrato nel video Come funziona la gestione documentale in Nodisorder

2.8 Attività

Le attività servono per tenere traccia di alcune attività aziendali, siano esse attività tipiche quali la fatturazione, i rinnovi contrattuali, i lavori veri e propri in generale o legati ad un particolare cliente e possono essere utilizzate nelle seguenti sezioni di Nodisorder per catalogare: Allegati, 2.4 - Eventi, 2.3 - Comunicazioni.

Quando sono presenti Allegati, Eventi o Comunicazioni legati a un’attività è possibile ricercarli con un click partendo dalle rispettive icone che riportano in alto la loro numerosità.

Il menù principale delle attività è uguale a tutti gli altri menù di Nodisorder, non ne descriviamo quindi nuovamente le funzionalità.

Fig. 54: videata principale delle attività.

Cliccando su uno dei nomi delle attività o cliccando il tasto + si accede alla scheda principale in cui gestire le attività.

Fig. 55: la scheda per modificare le attività.

Alcune icone sono le stesse che troviamo nella scheda del contatto, cui rimandiamo per la loro descrizione nel dettaglio.

Descriviamo i campi principali dell’attività.

Nome, il nome è obbligatorio, deve essere facile da ricercare e memorizzare
Contatto, è facoltativo può essere cambiato solo se non sono presenti allegati documentali
Project Manager, è facoltativo
Dati di archiviazione, sono i dati delle cartelle in cui vengono salvati i documenti dell’attività, se l’attività è assegnata a un contatto gli allegati documentali saranno memorizzatati nella cartella del contatto in una sottocartella con il nome del progetto. Non si possono fare modifiche a questi parametri dopo che sono stati utilizzati per salvare degli allegati.

2.9 Campagne

Le campagne aiutano a selezionare gruppi di contatti o singoli contatti in base a criteri di ricerca in modo da potere effettuare delle comunicazioni, via e-mail ed SMS, oppure telefoniche. La funzionalità campagne in sostanza è una specie di robot che consente di:

creare delle comunicazioni in maniera semiautomatica o automatica nell’area comunicazioni di Nodisorder;
aiuta nella gestione del followup, prendendo note all’interno della comunicazione generata;
esportare elenchi di indirizzi da utilizzare in altri sistemi per gestire campagne come, per esempio, MailChimp o Mail Poet per utenti Wordpress;

Fig. 56: videata principale delle campagne.

La prima videata delle campagne in cui effettuare ricerche o creare comunicazioni è identica alle altre videate di Nodisorder.

Cliccato sul pulsante + si crea una nuova campagna, cliccando sul nome di una campagna già creata si arriva alla videata in cui impostare la campagna.

Fig. 57: modifica di una campagna.

Analizziamone le funzionalità

La campagna può avere una data, un nome, una descrizione.

Prima di poter aggiungere contatti a una campagna è necessario scegliere:

Il tipo di comunicazione cliccando su una delle opzioni
Selezionare un modello di documneto usando il pulsante

A sinistra compare l’elenco dei gruppi e l’elenco dei contatti, entrambi sono ricercabili e si possono fare le seguenti operazioni

Mostra tutti i contatti che fanno parte di un gruppo o nel caso dei contatti la scheda del contatto

Aggiunge tutti i contatti che fanno parte di un gruppo alla campagna o nel caso dei contatti aggiunge il contatto singolo

Aggiunge tutti i contatti selezionati alla campagna

A destra compare l’elenco di tutti i contatti selezionati, si possono fare le seguenti operazioni, , visualizzare le seguenti opzioni:

Togliere dalla campagna il contatto

Andare alla prima comunicazione da creare

Andare alla prima comunicazione già creata

Andare alla prima comunicazione cui i campi di fusione del modello sono vuoti perché l’anagrafica non è completa

Quando questo pulsante è blu significa che non è stata ancora creata la comunicazione, cliccandolo si crea la comunicazione e il pulsante diventa verde.

Se il pulsante è verde significa che esiste già la comunicazione, cliccandolo si va alla comunicazione.

Se il pulsante è arancione significa che esiste già la comunicazione ma i campi di fusione del modello di documento non sono compilati perché l’anagrafica è incompleta.

Apre l’anagrafica, consentendo anche di effettuare modifiche dopo aver cliccato il pulsante modifica, NB se si aggiunge un indirizzo è necessario attivare il pulsante di aggiornamento per vedere la modifica.

Pulsante di aggiornamento, aggiorna l’anagrafica ricaricando l’indirizzo preferito del contatto.

Se all’interno delle comunicazioni l’utente seleziona uno stato giallo, verde, rosso (ad esempio in un operazione di follow up commerciale eseguita al telefono in seguito a una comunicazione inviata via email), tale stato viene riportato in alto a destra sopra l’icona della comunicazione.

Con il pulsante Genera Le Comunicazioni si possono generare tutte le comunicazioni in automatico.

Generate le comunicazioni si può vedere a colpo d’occhio se ci sono dei campi di fusione incompleti cercando con il pulsante quando il simbolo di comunicazione è arancione.

Con il pulsante Spedisci Le comunicazioni si spediscono tutte le comunicazioni.

Se non è selezionata l’opzione usa SMTP nodisorder utilizzerà il programma di posta elettronica impostato nelle preferenze del computer.

NB. Nodisorder utilizza FileMaker per inviare le e-mail che è compatibile con i programmi di posta elettronica Microsoft Outlook e Mail.

Per ridurre le possibilità che i messaggi vengano considerati spam o aggirare eventuali limiti di invio di e-mail dei provider di posta elettronica, è possibile:

inviare le comunicazioni a blocchi impostando un intervallo di comunicazioni da inviare;
ritardare l’invio delle comunicazioni in maniera casuale in base impostando la casella Ritarda invio fino a secondi, per esempio se si imposta un valore di 60 in questa casella Nodisorder invierà comunicazioni ad un intervallo casuale tra 0 e 60 secondi in modo da simulare un intervento di un utente umano.

Se è selezionata l’opzione usa SMPT da Nodisorder, le e-mail verranno inviate direttamente senza utilizzare il programma di posta elettronica.

(Un indirizzo di posta elettronica dovrà essere stato impostato nelle preferenze perché questa funzione sia disponibile)

Le modalità di invio diretto a partire da Nodisorder sia attraverso il programma di posta elettronica, sia con un invio diretto attraverso il protocollo SMTP sono adatte ad un invio di comunicazioni in quantità ma non massive.

Se si ha la necessità di inviare migliaia di email si possono raccogliere i contatti all’interno delle campagne esportandoli poi verso un servizio dedicato di invio massivo di e-mail.

Per esportare gli indirizzi o visualizzare l’elenco dei contatti interessati alla campagna in una videata con forma tabellare tipo foglio di calcolo selezionare il pulsante . Per approfondire il funzionamento di questa funzionalità fare riferimento alla sezione “2.1.5 - I contatti visti in forma tabellare”.

3 Cos'è FileMaker

FileMaker è un database nato negli anni 80 in ambiente MS-DOS, la sua storia si incrocia con la nascita dell’interfaccia grafica e con le acquisizioni di società e tecnologie di quegli anni, fu introdotto sul Mac dalla stessa azienda che aveva sviluppato PowerPoint, Forethought, Inc., che fu acquisita da Microsoft mentre, il software FileMaker fu acquisito dalla Claris, azienda della Apple.

FileMaker è quindi oltre trent’anni che supporta gruppi di lavoro e sviluppatori professionisti nella produzione di applicativi per gestire le informazioni occupandosi di mantenere la compatibilità di quanto sviluppato con i sistemi operativi e le tecnologie più moderne.

Oggi FileMaker, Inc. è controllata al 100% dalla Apple.

La nostra azienda, CSO Intrapresa, è membro della FileMaker Business Alliance di cui fanno parte circa un migliaio di aziende nel mondo, tra le quali circa cinquanta in Italia.

Siamo tra i cinque partner italiani che hanno sostenuto la certificazione in tutte le ultime versioni.

Nodisorder è un prodotto Made For FileMaker.